AI 자동화 관련해서 가장 자주 나오는 질문은 이거예요.
“업무 자동화 하고 싶은데, 뭘 먼저 자동화해야 효과가 나요?”
결론부터 말하면 ‘반복 + 복붙 + 분류’가 들어간 일부터 하면 성공 확률이 제일 높습니다.
1) 초보가 바로 효과 보는 자동화 3종(추천)
① 메일/문의 자동 분류 + 요약
- 예: “견적/불만/문의”로 라벨링 → 요약 → 담당자에게 전달
- 효과: 확인 시간 줄고 누락 감소
② 문서/보고서 초안 자동 생성
- 예: 회의 메모/이슈 로그 → 3줄 요약 + 액션아이템 목록
- 효과: ‘정리’에 쓰는 시간이 확 줄어듦
③ 엑셀/스프레드시트 정리 자동화
- 예: CSV/복붙 데이터 → 열 정리, 중복 제거, 포맷 통일, 요약표 생성
- 효과: 반복 작업 거의 제거
2) 자동화 성공 공식(딱 1줄)
트리거(시작) → AI 처리(요약/분류/작성) → 저장/전달(끝)
이 3단계를 벗어나면 초보는 쉽게 망해요(설계가 과해짐).
3) 초보용 도구 조합(돈 안 들이고 시작)
- 트리거: Gmail / 구글폼 / 슬랙 / 노션
- 자동화: Make(인테그로마트) / Zapier / n8n(자가호스팅 가능)
- 저장: Google Sheets / Notion / Airtable
- AI: ChatGPT(또는 API) / 기타 LLM
추천 시작: 구글 스프레드시트 + (Make 또는 Zapier) + AI 요약/분류
(대부분의 업무 자동화는 이 조합으로 MVP가 됩니다)
4) 오늘 바로 만드는 “1번 자동화” 예시
목표: 메일/문의가 오면 → AI가 요약/분류 → 시트에 저장
- 트리거: 특정 제목/보낸사람/라벨의 메일 수신
- AI 처리: 본문을 5줄 요약 + 카테고리 1개 선택(견적/클레임/일반문의)
- 저장: Google Sheets에 날짜/보낸사람/요약/분류/링크 기록
이거 하나만 돌아가도 “확인→정리→공유” 시간이 확 줄어들어요.
5) 그대로 복붙해서 쓰는 AI 프롬프트(템플릿)
[분류 + 요약 프롬프트]
너는 업무 비서야. 아래 내용을 읽고 결과를 한국어로 만들어줘.
[출력 형식]
- 분류: (견적/클레임/일반문의/기타 중 1개)
- 요약: 3~5줄
- 필요한 정보: (추가로 확인해야 할 것 2개 이내)
- 다음 행동: (담당자가 할 일 1~3개)
[내용]
{{메일/문의 본문}}
6) 초보가 자주 망하는 포인트 3가지
- 처음부터 모든 업무를 자동화하려고 함 → 1개만 먼저
- 입력 데이터가 엉망인데 AI로 해결하려 함 → 포맷 먼저 통일
- 민감정보를 그대로 붙여 넣음 → 주민번호/계정/계약서 원문 등은 제외
FAQ
Q1. 자동화는 개발을 꼭 해야 하나요?
A. 아니요. Make/Zapier 같은 노코드로도 충분히 시작할 수 있어요. “완성도”가 필요해질 때만 개발을 붙이면 됩니다.
Q2. 어떤 업무가 자동화 가치가 큰가요?
A. 반복되고, 복붙이 많고, 분류/요약이 들어가는 일부터가 1순위예요.
Q3. 비용이 걱정돼요.
A. 초반엔 “하루 5~10건” 정도의 작은 자동화로 검증하고, 실제로 시간을 아껴주는 게 확인되면 유료 플랜을 고려하는 게 안전합니다.
마무리
AI 자동화는 거창하게 시작하면 거의 실패해요.
“메일/문의 분류+요약 → 시트 저장” 같은 1개 자동화부터 돌려보면 감이 바로 옵니다.
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