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노션을 열심히 쓰는데도 “정리만 하다 끝난다”면, 기능이 부족한 게 아니라 구조가 없어서 그럴 확률이 큽니다.
대시보드 → 인박스(수집) → 할 일(실행) → 프로젝트(관리) → 아카이브(보관)
오늘은 딱 30분 투자로 노션을 “메모장”이 아니라 일이 굴러가는 시스템으로 만드는 방법을 정리합니다.
1) 노션 생산성의 시작은 ‘대시보드’
대시보드는 노션을 열었을 때 첫 화면입니다. 여기서 오늘 해야 할 일이 5초 안에 보여야 매일 쓰게 됩니다.
- 오늘 할 일: Due=오늘 + 상태=To do/Doing
- 이번 주: Due=이번 주 + 우선순위 높은 것만
- 진행 중 프로젝트: 상태=In progress
- 빠른 입력: “+할 일 추가 / +메모 추가” 템플릿 버튼
[이미지 넣을 위치: 대시보드 예시 스크린샷]
2) 노션을 시스템으로 만드는 필수 DB 4개
(1) 인박스 DB (Inbox): 생각/요청/아이디어 수집함
기록과 정리를 분리하세요. 떠오르는 건 무조건 인박스에 넣고, 정리는 하루 1번만 합니다.
- 추천 속성: 유형(업무/개인/공부), 긴급도, 처리상태(미처리/처리완료), 작성일
(2) 할 일 DB (Tasks): 실행 단위 관리
- 추천 속성: 상태(To do/Doing/Done), Due(마감일), 우선순위, 프로젝트(릴레이션)
- 추천 뷰: 오늘 / 이번 주 / 백로그 / 완료
(3) 프로젝트 DB (Projects): 큰일을 놓치지 않게
- 추천 속성: 상태(Not started/In progress/Done), 목표, 마감
- 팁: 프로젝트 페이지 안에 “관련 할 일(필터: 이 프로젝트)” 뷰를 넣으면 관리가 훨씬 쉬워집니다.
(4) 아카이브 DB (Archive): 자료/지식 보관함
- 추천 속성: 태그, 출처, 요약, 재사용 여부
3) 30분 세팅 체크리스트 (이대로만 하면 됨)
- 대시보드 페이지 생성
- 인박스 DB 생성 → 모바일에서 바로 입력 가능하게 즐겨찾기 고정
- 할 일 DB 생성 → 오늘/이번 주/백로그 뷰 만들기
- 프로젝트 DB 생성 → 할 일 DB와 릴레이션 연결
- 대시보드에 “오늘 할 일/이번 주/프로젝트” 3개 뷰만 올리기
- 매일 5분 “인박스 비우기” 루틴 만들기
4) 운영만 잘해도 체감 생산성이 확 오르는 7가지
| 포인트 | 핵심 내용 |
|---|---|
| 뷰는 3개만 | 오늘 / 이번 주 / 백로그. 많아지면 안 쓰게 됩니다. |
| 상태값 단순화 | To do / Doing / Done이면 충분합니다. |
| 마감 없는 일은 백로그 | 억지로 날짜 넣지 말고 우선순위로만 관리하세요. |
| 템플릿 버튼 활용 | 회의록/주간리뷰/독서기록을 버튼으로 자동 생성하면 지속성이 올라갑니다. |
| 하루 1번 인박스 정리 | 메모가 흩어지지 않는 것만으로도 스트레스가 줄어듭니다. |
| 주 1회 주간 리뷰 | 15분만 투자해도 프로젝트가 밀리는 걸 막습니다. |
| 검색 대신 흐름 | 찾는 시간을 줄이는 게 노션 생산성의 본질입니다. |
5) 사람들이 자주 망하는 패턴
- 페이지를 너무 많이 만들어서 어디에 적었는지 모름
- 태그를 과하게 쪼개서 분류하는 데 시간 다 씀
- 대시보드 없이 흩어두고 검색으로만 버팀
마무리
노션은 “많이” 쓰는 도구가 아니라 같은 곳에 쓰는 도구입니다. 떠오르면 인박스, 실행은 할 일, 큰 일은 프로젝트로만 넣어보세요. 확실히 덜 헤매게 됩니다.
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